美国法律讲座第二讲:美国公司成立注册流程和注意事项

| 本期大咖 |

方蕾,美国JIN & FANG LLP 律师事务所创始人

| 本期看点 |

这一讲,我们先来了解一下公司注册成立的流程。虽然上面我说过,在美国成立注册公司几乎没有什么强行要求和条件,但是,我们还是要注意以下几个方面:

1.公司名字的选择

2.公司构架模式的选择

3.公司的宗旨/目的 (mission/purpose)

4.公司法人或法人代表

5.公司资产 (Capital) 和注册资金

6.公司注册代理机构/个人 (Registration Agency/person)

7.公司注册州

8.公司申请注册成立方法:网上注册 vs 填表邮寄

| 本期内容 |

上一讲我们概述性的讲解了常见的几种美国公司企业的构架模式,以及各个构架模式的特征。这一讲我想给大家简单介绍一下美国公司成立和注册的基本流程。这里我要强调一下,在这里用的“公司”一词,不是仅仅指狭意的C-Corp or S-Corp., 而是指广意的“商业实体”。

事实上,与中国相比,在美国成立和注册一个实体企业公司是非常容易的,可以说基本上没有任何苛刻的强行条件和要求。任何人,任何组织,团体,机构,在任何时间都可以向所选择的州务卿提出申请。对于个人或企业能够申请注册成立公司的数量和构架模式也都没有什么限制。但是,公司注册成立后,按照所成立的公司构架模式,合法合规地运营却是非常重要的。

因此,对于任何一个美国的公司企业,指导调控公司运营的法律文件,例如公司的章程(By Laws), 股东协议 (Shareholder Agreement),  或公司运营操作协议 (Operation Agreement),股权转让协议 (Equity Transfer Agreement)等,会比注册成立时所要填写的条款(Articles)要重要。而这些指导调控公司运营的法律文件在公司成立注册时是不需要递交给州务卿的。但是每个公司企业必须妥善地保留这些文档,并及时更新,以便美国国家税务署(IRS)在抽查时,不至于出现有违法 违规 违纪等行为而受处罚。

一般情况下,指导调控公司运营的法律文件是在公司成立注册后,根据所成立的公司构架模式的特征及要求,以及公司独特的业务需求,由公司的管理层协商拟定形成的。虽然现在网络上有蛮多的各类法律文件的模板,由于这类文件在公司运营中的重要性,还是建议能请专业的律师根据公司的独特需求来起草拟定为妥。在以后的几讲中,我们会介绍在起草拟定这些法律协议文件时应该注意的事项。

而这一讲,我们先来了解一下公司注册成立的流程。虽然上面我说过,在美国成立注册公司几乎没有什么强行要求和条件,但是,我们还是要注意以下几个方面:

1.公司名字的选择

在准备注册成立任何一个公司之前,必须要选择一个合适的公司名。这个拟选的公司名必须是在所要注册州未被使用的公司名。可以通过所要注册州的州务卿的网站,查询拟选的公司名是否可用。

即使州务卿的网站提示拟选的公司名还未被使用,还需要检索美国专利商标局的商标注册网站, 以及更广泛的网络检索(如Google search), 以确定拟选的公司名没有相同或类似的已被使用或注册的商标 (trademark) 或服务名(service mark). 如果拟选的公司名与已使用或注册的商标或服务名雷同或相近,会有商标侵权的风险(这个话题以后会讲)。因此选择合适可用的公司名是重要的第一步。

2.公司构架模式的选择

上一讲,我们简单概述了美国公司企业常见的几种构架模式的特性利弊。选择合适的公司构架模式,对公司的有效运作,合理规避法律责任风险等是非常重要的。现今,美国的公司大多数是釆用C-Corp. 或LLC的构架模式。对于这两类公司构架模式的特性,我们在以后的几讲中还会与大家更详细地介绍。建议在选择公司构架模式时,咨询相关专业公司法律师,根据公司的特征需求,选择出最佳的构架模式。

根据所决定的公司构架模式,在注册时,必须在所选的公司名后面加Inc., Corp., (or Co.), LLC, LLP 等后辍,以表明公司的构架模式. 并且, 在申请中有一栏也要明确填写所选择的公司构架模式。对于非盈利组织 (NPO), 一般是加 Inc. 后辍。值得注意的是,对于非盈利组织,除了在申请时注明是非盈利组织以外, 还必须向IRS 提交申请书, 寻求IRS正式批准. 对于非盈利组织的形成, 特点, 及注意事项,我们以后会有专门的一讲给大家介绍。

3.公司的宗旨/目的 (mission/purpose)

公司的宗旨和目的(mission/purpose) 是指导公司运作的。在注册时,需要填写该公司成立的目的和宗旨。也就是说,为什么要成立该公司?成立后公司做什么业务?但是,对于公司目的和宗旨的描述没有任何特殊要求,可笼统,也可详细 (但有字数的限制)。但是对于非盈利公司,尤其是具有501c3 特性的非盈利公司,该类公司的宗旨只能且必须是以慈善,教育,和宗教为目的。

不然的话,即使在公司注册时,选择注明是501c3性质的非盈利组织,但是在寻求IRS的正式审批时,如果公司的宗旨和运作超出或不符合慈善,教育,或宗教,IRS会拒绝批准授于501c3特性。关于非盈利组织,包括501c3特性的非盈利组织,我们以后会专门介绍。

4.公司法人或法人代表

简单的说, 公司法人和法人代表,这是中国公司法里的一个概念,是指“依照中国公司法设立的,有独立的财产,能够依自己的名义享有民事权利和承担民事义务,并以自己的全部财产对公司的债务承担民事责任的企业组织”而在美国成立和注册公司时,对公司的法人或者法人代表并没有任何要求的。甚至可以说,在美国的公司法里,并没有相对应的中国公司法里所定义的“法人” 或“法人代表”一说。美国公司的运营和操作是由公司管理层,例如董事会,理事会,或者个人所有者,依据所成立的公司构架模式,来合法合规运作的。

在美国申请公司成立注册时,根据所要成立的公司构架模式,有些是要求列出至少三名公司官员(常见的是President, Vice President, and Treasurer) 的个人信息(如姓名。地址等)。这些列出的公司官员可以是不同的人,也可以是相同的一个人。有些公司模式甚至不要求列出任何公司官员的个人信息。公司官员的个人信息和职责,董事会 理事会成员及职责等等,一般会在公司的章程或公司运作协议中明确注明。公司官员,董事会,理事会成员等根据公司章程协议都是可以随时或定期更改的,只要妥善记录留档,或递交州务卿备案,如果需要的话。当然,根据各个州的公司法律法规,公司注册成立中的要求会略有不同。如有需求,建议咨询所选注册成立州的律师为妥。

5.公司资产 (Capital) 和注册资金

在美国,几乎任何个人或组织团体都可以申请成立公司。在申请成立公司时,对个人或组织团体的资产以及注册资金都没有任何要求。这点与中国公司法也是不同的。因此,可以这样说,在美国成立公司的确比在中国成立公司要容易的多。几乎人人都可以成立公司。

6.公司注册代理机构/个人 (Registration Agency/person)

在美国,虽然成立注册公司不要求列出公司“法人”或“法人代表”, 对公司资产注册资金也没有要求。但是,在申请注册时,必须要注明公司注册代理机构或个人的联络信息。公司注册代理机构或个人可以是律师/律所,会计师/事务所,甚至亲朋好友都可以。

公司注册代理机构或个人的职责除了,顾名思议,代理注册公司外,还有另一个重要的职责,就是当该公司被起诉后,可为其代接受法院传票和诉状。因此,有些州在注册申请表中明确要求公司注册代理机构或个人的邮寄地址必须是在该公司所注册的州。因此,如果公司需要注册在某一个特定的州,可以考虑付费聘请那个州的公司注册代理来协助公司注册及收接法院传票和诉状。

7.公司注册州

原则上,在美国,任何人或组织团体在任何州都可以成立注册一个或多个公司企业,只要符合所选注册州的法律法规。然而,决定公司注册在哪个州,主要是要综合考虑以下几个因素:1)公司发起者,管理运作层官员等所在州,2)公司构架模式及各州对各个公司构架模式的特定法规政策,3)公司业务地域及特性,以及 4)公司注册代理机构或个人的地理位置要求等等。

在美国,似乎许多公司选择成立注册在Delaware 州,是因为 Delaware 州特定优惠的公司法及税收法政策。当然,也不是所有的美国公司都注册成立为Delaware公司,根据各自不同的需求,在美国的各州每天都会有许多公司成立注册。

8.公司申请注册成立方法:网上注册 vs 填表邮寄

在选定了公司名,注册州,以及注册代理机构或个人, 并决定了公司构架模式及公司的宗旨后,接下来就可以选择是网上申请注册,还是下载申请表,填写后邮寄到州务卿。几乎美国各州的州务卿都有网站,可以依照要求,在网上填写申请表,完成注册程序及支付注册费。

当然有些州对于有些特定的公司模架模式是不允许网上注册申请的,例如申请加州的LLP公司,是不允许在网上完成的。必须要把申请表下载,填写好后邮寄到加州的州务卿(希望加州州务卿能尽快改革,接受网上申请).

以上是我个人对于美国公司注册成立的基本流程的简单介绍。下一讲,我会与埃默里法学院(Emory Law) 的另一教授, 以一个具体的实例,来给大家介绍一下成立LLC 需要那些重要的法律文件及注意事项。

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